Tres herramientas contables claves para el éxito de tu negocio

Tres herramientas contables claves para el éxito de tu negocio

Todas las empresas, sea cual sea su tamaño necesitan obtener información sobre su desempeño para saber si han logrado resultados positivos. En ese sentido, las herramientas contables son importantes para saber si han obtenido ganancias o si por el contrario han sufrido pérdidas producto de su operación en un período determinado.

Los estados financieros en general son una herramienta de gestión que te ayudará a tener una mejor visión de la situación financiera de la empresa, los recursos con los que cuenta, los resultados obtenidos, las entradas y salidas de efectivo que se han presentado, la rentabilidad generada, entre otros aspectos de gran relevancia para la operación y administración de la organización.

 

Tomando en cuenta que el objetivo principal de las organizaciones es maximizar sus utilidades, es fundamental apoyarse en herramientas que les permita contar con información oportuna y confiable para la toma de decisiones.

 

El éxito empresarial no depende sólo de las buenas intenciones, no es poca cosa iniciar y mantener el funcionamiento de una empresa, es por ello que no hay diferencia entre una Pyme o una gran organización, cuando de administración de recursos se trata, es decir, los principios financieros aplican desde una empresa que inicia operaciones, hasta la referente empresa que lleva décadas en el mercado.

Un equipo gerencial informado y capacitado tiene una amplia ventaja sobre su competencia. Para una adecuada administración de los recursos económicos, materiales y humanos de las compañías, existen una serie de herramientas contables que aplicadas correctamente proveen de información útil para la toma de decisiones y el buen desempeño de los recursos.

El flujo de caja, el estado de resultados y el punto de equilibrio son claves para seguir a detalle el día a día de tu negocio, proyectar su crecimiento o tomar medidas frente a una situación determinada. A continuación, te describimos estas tres herramientas contables:

 

1) Flujo de Caja

 

La importancia del Flujo de Caja, viene dada porque nos permite conocer en forma rápida la liquidez de la empresa, básicamente es un informe financiero que presenta el cálculo del saldo resultante entre los ingresos y egresos que ejecuta la empresa durante un determinado período.

 

Si proyectamos los ingresos y gastos que esperamos tener, tendremos una idea más clara de las necesidades financieras de la empresa. Es importante reconocer que muchos proyectos buenos, fracasan porque no controlaron adecuadamente sus gastos diarios o sobre estimaron sus ingresos proyectados.

La diferencia entre los ingresos y los egresos se conoce como saldo o flujo neto, por lo tanto constituye un importante indicador de la liquidez de la empresa. Si el saldo es positivo significa que los ingresos del período fueron mayores a los egresos (o gastos); si es negativo significa que los egresos fueron mayores a los ingresos.

En este sentido, el flujo de caja nos entrega una información determinante que nos ayuda a tomar decisiones tales como:

–          ¿Cuánto podemos comprar de mercadería?

–          ¿Podemos comprar al contado o es necesario solicitar crédito?,

–          ¿Debemos cobrar al contado o es posible otorgar crédito?

–          ¿Podemos pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un refinanciamiento?

–          ¿Podemos invertir el excedente de dinero en nuevas inversiones?

 

         En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo de un flujo de caja:

flujo de caja gulungo

Como podemos observar, el Flujo de Caja es uno de los mejores aliados en cualquier proyecto de inversión. En base a la información que nos entrega con el saldo neto, podemos tomar decisiones estratégicas para el futuro.

 

2) Estados de Resultados

 

El principal objetivo del estado de pérdidas y ganancias, es medir el desempeño operativo de la empresa en un periodo determinado que te permitirá: realizar una evaluación precisa de la rentabilidad de tu empresa, medir el desempeño de la empresa, es decir, cuánto estás invirtiendo por cada peso que estás ganando, determinar la repartición de los dividendos, estimar los flujos de efectivo e identificar en qué parte del proceso se están consumiendo más recursos económicos, esto lo puedes saber al analizar los márgenes en cada rubro.

El Estado de Resultados también llamado Estado de Ganancias y Pérdidas refleja el resultados de ingresos y egresos en un periodo de tiempo determinado. Con este reporte financiero, podremos identificar indicadores claves sobre la marcha del negocio, como los costos fijos o los gastos financieros. Nos permite calcular el resultado de las operaciones directamente vinculadas a la actividad de la empresa.

Este reporte financiero en base a un periodo determinado, muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo para analizar esta información y en base a esto, tomar decisiones de negocio.

De igual forma, te brinda una visión panorámica de cuál ha sido el comportamiento de la empresa, sí ha generado utilidades o no. Este reporte es muy útil para ti como empresario, puesto que te ayuda a saber si tu compañía está vendiendo, qué cantidad está vendiendo, cómo se están administrando los gastos y al saber esto, podrás saber con certeza si estás generando utilidades.

Al momento de elaborar tu estado financiero es importante que tomes en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Es importante que el estado de resultados se realice de forma mensual, trimestral y anual para un mejor seguimiento.
  • Detalla de manera precisa cada rubro de gastos ya sean operativos, administrativos, financieros etc.
  • Asegúrate de contar con información real y confiable, esto puedes de lograrlo al contar con una herramienta tecnológica (como Alegra) que te ayude a integrar la información de todas las áreas operativas y financieras de tu empresa.

En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo de un estado de resultados:

estado de resultados gulungo

 

Un Estado de Resultados es una herramienta contable que te dará una perspectiva de la eficiencia de la empresa, ayudándote a tener una visión más completa de tus gastos operativos y de la administración de tu empresa.

3) Punto de Equilibrio

Existen alguna preguntas frecuentes propias del entorno productivo y financiero en general, tales como: ¿Cuántas unidades debe producir la empresa para obtener determinada utilidad?, ¿A partir de cuántas ventas mi empresa es rentable?, ¿Estoy en capacidad de producir una cantidad de unidades que me genere ganancias y no pérdidas?

La importancia de conocer su punto de equilibrio es que le permitirá responder con gran facilidad las preguntas planteadas anteriormente, es decir, te permitirá conocer cuántas unidades se deben producir para generar una utilidad deseada, a partir de cuántas ventas mi organización es rentable y muchas otras incógnitas de gran valor en el entorno económico.

El punto de equilibrio es aquel punto de actividad en el cual los ingresos totales son exactamente equivalentes a los costos totales asociados con la venta o creación de un producto. Es decir, es aquel punto de actividad en el cual no existe utilidad, ni pérdida.

De todos los reportes financieros, quizás este sea el más importante para cualquier tipo de empresa, pues nos permite conocer cuál es el volumen mínimo de ventas para que en el negocio no pierda. Con ello se puede fijar, por ejemplo, el margen de ganancia que tendrá el precio del producto o servicio ofrecido.

Este indicador puede servir como base para la planeación de utilidades, el control de costos y la toma de decisiones administrativas. La fórmula que determina el punto de equilibrio es la siguiente:

Producción = Costos fijos / (Precio de Venta – Costo variable unitario)

El volumen de producción de equilibrio resulta de dividir el total de costos fijos entre el resultado de la diferencia o resta del precio de venta y el costo de venta. Nótese que las variables para el cálculo salen del Estado de Resultados.

Para el análisis del punto de equilibrio es frecuente clasificar los costos y gastos en dos grupos: fijos y variables; aun cuando un costo fijo y un gasto fijo no equivalen a lo mismo, y aun cuando un costo variable y un gasto variable no son iguales.

El equipo encargado de la toma de decisiones en las empresas requiere hacer uso de tantas herramientas contables como le sea posible, de esta forma hay una garantía más de que la empresa va por buen camino. La lectura de los reportes financieros es de vital importancia para tu empresa ya que se convierte en un elemento de apoyo a la gestión al brindarte información de valor para la toma de decisiones y la planeación estratégica.

En definitiva, utilizar herramientas contables para un óptimo desenvolvimiento administrativo es clave para alcanzar el éxito de tu empresa. En conjunto, estas tres herramientas serán tus aliadas en cualquier operación que amerite la utilización de tu capital. Constituyen una importante médula espinal que impulsará tu desarrollo y crecimiento corporativo.

 

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